Una delle cose che molte persone ignorano in Microsoft Word 2010 è la presenza di diverse macro che possono essere avviate automaticamente a seconda della circostanza in cui sono impiegate.

Per coloro che non conoscono cosa siano le macro, possiamo definirle come dei piccoli programmi all’interno di Word. Facendo un semplice esempio: se devi creare molte tabelle, potresti scriverti una macro che crea automaticamente tabelle, scegliendo lo stile, il formato ed anche aggiungendo una data iniziale. Ogni volta che devi fare una nuova tabella, quindi è sufficiente che avvii la macro.

Le macro automatiche offerte da Word sono utilizzate in cinque specifiche situazioni, che sono

– AutoNew – quando crei un nuovo documento.
– AutoClose – ogni volta che chiudi un documento.
– AutoExec – ogni volta che viene avviato Word.
– AutoExit – ogni volta che esci da Word.
– AutoOpen – ogni volta che apri un nuovo documento.

Come hai potuto notare probabilmente, nei nomi delle macro automatiche non è possibile mettere spazi.

Per usare queste macro, devi prima di tutto crearle, nel medesimo modo comune a tutte le altre macro in Word, ma registrando le singole azioni che devono compiere una volta avviate.

Per iniziare, clicca la scheda Visualizza. Nella parte destra troverai l’icona relativa Macro.

Clicca la freccia sotto la scritta Macro. Ti si apre un menù verticale. Clicca la voceRegistra Macro per iniziare a registrare la tua macro.

Prima che inizi la registrazione, devi però inserire un nome alla macro. Se vuoi che la tua macro, per esempio, si esegua quando crei un nuovo documento, allora chiamala AutoNew. In basso al campo nome, trovi una icona con un martello, che ti consente di associare la Macro alla barra degli strumenti per un accesso veloce. Ti conviene farlo perchè ti consente di richiamarla con notevole semplicità e rapidità.

Cliccando questa icona ti si apre la seguente finestra, dove ti viene mostrata l’operazione di accesso della macro alla barra veloce degli strumenti. Per assegnarla doppio click e premi OK.

Ora ti trovi nel tuo documento Word ed il tuo cursore dovrebbe apparire con lo stile di una vecchia cassetta a nastro, tanto in voga negli anni 80 e 90. Questo significa che Word è in fase di registrazione. Nel nostro caso, Word ha iniziato a creare una nuova tabella, cliccato su uno stile ed aggiunto alcuni dati di intestazione

Quando hai terminato tutte le operazioni clicca interrompi la registrazione.

Ora, prova a cliccare l’icona Nuovo Documento

Quando Word apre un nuovo documento automaticamente verrà avviata la macro che tu hai creato, così dovresti vedere la stessa tabella con la formattazione e lo stile stabiliti in fase di creazione.

In modo analogo, è possibile creare altre macro automatiche che si eseguono automaticamente quando chiudi, apri o crei un nuovo documento. Questo, come avrai intuito, ti porterà a lavorare più facilmente e velocemente con Microsoft Word.