Dovendo lavorare spesso con tabelle di grandi dimensioni, alla cui elaborazione collaborano anche altre persone, può essere utile confrontare i contenuti di due fogli di calcolo, per rilevare eventuali differenze. Lo si può fare nel migliore dei modi creando una terza tabella in cui Excel paragona i contenuti delle singole celle. Volendo, poi, si potranno anche effettuare altre elaborazioni in base al risultato dei confronti. Il prerequisito è che le tabelle dei diversi collaboratori abbiano la medesima struttura: supponiamo si tratti di File1.Xls e File2.Xls, posti nella medesima directory. Si crei una nuova tabella (foglio di calcolo) che abbia la medesima struttura. Posizionare il cursore nella tabella vuota sulla cella in alto a sinistra dell’area corrispondente a quelle da selezionare. Qui s’immetterà la formula
=SE([FILE1.XLS]Foglio1!B2= [FILE2.XLS]Foglio1!B2;0;1)

Questa formula vale se la cella in questione è la cella B2. Essa paragona i contenuti delle celle B2 dei due fogli di calcolo denominati Foglio1 nelle due cartelle Excel File1.Xls e File2.Xls. Se i contenuti sono uguali il risultato è 0, altrimenti 1: nella cella della formula compaiono quindi questi valori. Per distinguere meglio le eventuali differenze si può anche usare la formattazione condizionata per colorare in rosso lo sfondo delle celle che risultino differenti.

Per questo si usa la voce di menù Formato/Formattazione condizionata. Nella seconda casella scegliere “maggiore di” e a destra porre il valore 0 (il valore che soddisfa questa condizione è ovviamente l’unico altro utilizzato, ossia 1). Fare clic su Formato e attivare la scheda Motivo, in cui si può scegliere il colore dello sfondo della cella. Chiudere entrambe le finestre con un clic su Ok. Ora bisogna estendere il confronto all’intera area della tabella. Selezionare la cella in cui si è appena inserita la formula condizionata e attivare il comando Modifica/Riempimento/A destra. Poi portare in successione il cursore nella cella superiore di ciascuna colonna dell’area utilizzata e attivare Modifica/Riempimento/In basso. Si vedrà così immediatamente in quali punti (celle) le due aree differiscono, ossia dove compare l’1. Si può anche far calcolare, per un rapido controllo globale, la somma estesa all’intera area, inserendola in un’altra cella opportuna. Se questa somma vale 0, significa che le tabelle sono identiche.

Se si devono confrontare spesso tabelle dalla medesima struttura, sarà possibile usare ripetutamente la tabella così conformata. Basterà copiare i file da confrontare nella stessa directory, e rinominarli in modo opportuno. Per effettuare il confronto sulle nuove tabelle basta aprire la tabella di paragone. Excel chiederà se si vogliono aggiornare i riferimenti alle celle sui file esterni: rispondendo con un clic sul pulsante Sì, Excel eseguirà il confronto anche sui nuovi file.

Per sommare i valori di un certo intervallo in funzione dei valori di un secondo intervallo, si usa la funzione Somma.Se.

Quando i criteri sono fissi, tutto funziona regolarmente; ma se i dati sono variabili la funzione non… funziona. Ecco come si possono usare anche dati variabili: la funzione Somma.Se richiede tre argomenti, separati da punti e virgola. Il primo è l’intervallo di celle i cui contenuti devono essere verificati dalla funzione. Il secondo argomento, fra virgolette, è un criterio di confronto. Infine si deve indicare l’intervallo per il calcolo delle somme come terzo argomento. Nel caso di criterio fisso il richiamo della funzione è di questo tipo:
=Somma.Se(A1:A4;”>16000”;B1:B4)

Ma se il termine di paragone è variabile, e sta per esempio nella cella A6, prima del nome della cella bisogna inserire una “e commerciale” (&): il comando avrà quindi la forma
=Somma.Se(A1:A4;”>”&A6;B1:B4)

Il semplice inserimento di “>A6” non funziona, perché Excel interpreta tale valore come stringa e non come riferimento al contenuto della cella.